דיווח נוכחות במקום העבודה

במרוצת השנים הגיעו לפתחו של בית הדין לעבודה מספר תיקים בהם מעסיקים לא ערכו רישום כחוק של שעות העבודה של העובדים שלהם. במקרים רבים המעסיק מטיל את אחריות לתיעוד על העובד אך בית הדין קבע שמדובר בהתנהלות המנוגדת לסעיף 25 לחוק שעות עבודה ומנוחה.

בשנת 2009 נכנס לתוקף תיקון 24 לחוק הגנת השכר בישראל – חוק דיווח נוכחות. מדובר בחוק המחייב את המעסיק לפרט את שעות העבודה של עובדיו. החוק מעניק לעובדים אפשרות לקבל פיצוי ללא הוכחת נזק במקרים של אי מתן תלוש שכר או על רישום לקוי וחסר של שעות העבודה.

במצב זה נטל ההוכחה על רישום השעות מוטל על המעסיק. במידה ולא ירים את נטל הראייה, יהיה המעביד חשוף לתביעות במישור הפלילי והאזרחי. על מנת לסייע למעסיקים לעמוד בחובות הקבועות להם בחוק, נוצרו אמצעים טכנולוגיים שיתעדו את המידע הנדרש ללא השקעה ומאמץ מצד המעסיק באופן יומיומי. שעון נוכחות לעובדים הוא פתרון יעיל וזול שיעזור לכם כמעסיקים לשמור על החוק.

חוק דיווח נוכחות – מה נדרש ממני כמעביד?

כאשר המעסיק מוציא לעובדיו תלוש שכר, עליו לפרט במדויק את מספר השעות שבהן עבד העובד כולל שעות נוספות ואת מספר ימי העבודה של העובד. מדובר בחובה שחלה על כל העובדים באשר הם. במידה והרישום בפנקס לא בוצע באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים, על העובד לתעד את הרישום באופן ידני ולאחר מכן להעביר אותו לאישור ע"י אחראי שימונה ע"י המעביד.

לפי החוק, אי תיעוד שעות העבודה עלול להטיל על המעביד סנקציה פלילית. מעביד אשר מוסר לעובדיו תלוש שכר שלא נכלל בו פירוט של השכר נחשב כמי שביצע עבירה פלילית, עבירה שלצידה קנס כספי. חשוב לציין כי תיעוד השעות מסייע לעובדים לדרוש את שכרם המגיע להם לפי חוק. בנוסף, התיעוד מגן גם על המעסיק במצבים בהם עובד טוען שלא קיבל את שכרו, שכן חובת ההוכחה תהא על המעביד.

על נושאי המשרה בחברה חובה לפקח על רישום השעות ולנקוט באמצעים הנדרשים למען ביצוע רישום ותיעוד רציף של שעות העובדה של עובדיו. על מנת לעמוד בחובה זו, חברות רבות משתמשות עם שעון נוכחות לעובדים.

האפשרויות הקיימות לתיעוד נוכחות

על מנת לסייע למעסיק לבצע רישום מדויק של שעות העבודה קיימים מספר אמצעים טכנולוגיים לצורך תיעוד. ניתן לעשות שימוש באמצעים מכניים, אלקטרוניים או דיגיטליים לצורך רישום התיעוד. יש לציין שללא שימוש באמצעים אלו, יידרש תיעוד ידני ופיקוח ע"י אחראי מה שעלול לדרוש משאבים מיותרים מהמעסיק.

 ניתן לתעד באמצעות שעון נוכחות ידני, אך כיום, קיימים אמצעים טכנולוגיים חדשניים המאפשרים החתמת שעון נוכחות בטלפון, ובאמצעים אלקטרוניים אישיים כגון מחשב נייד. טכנולוגיה זו יכולה לתת מענה למצב של יציאה מהעבודה ללא החתמת כרטיס, שכן העובד יכול לעדכן באופן ידני ממכשיריו הפרטיים את השעה שבה יצא.

חשוב להמליץ לעובדים לערוך רישום עצמאי בנוסף לרישום של המעסיק כך שיוכלו לוודא את הנתונים שנרשמו אודותיהם בעת קבלת תלוש השכר.

לסיכום, כל בית עסק צריך לבצע רישום ותיעוד של שעות העבודה של עובדיו, מדובר בחובה שעל פי חוק ולכן חשוב לא להקל ראש בנושא ולנקוט באמצעים הנדרשים על מנת לעמוד בחובה שהחוק דורש. קיים היצע מגוון ורחב של שעון נוכחות לעובדים בהם יכול בית עסק לבחור, חשוב להכיר את האמצעים הקיימים בשוק ולבחור את האמצעי שמתאים ביותר לעסק שלכם, זאת בהתאם למספר העובדים, לתקציב וכדומה.